E-Recruiting: Bewerbungsprozess digitalisieren

E-Recruiting steht ausgeschrieben für Electronic-Recruiting und umfasst das gesamte Spektrum rund um die Personalbeschaffung. Hierunter fallen also Aufgaben wie die Stellenausschreibung, die Suche nach geeigneten Kandidaten, die Einsicht eingegangener Bewerbungen, die Vorauswahl bestimmter Bewerber und die Kommunikation mit den Bewerbern aber auch mit Führungskräften sowie Teammitgliedern. Der Unterschied zum klassischen Recruiting liegt vor allem darin, dass E-Recruiting ausschließlich auf dem digitalen Weg stattfindet und nicht wie lange Zeit üblich offline. Konkret heißt das also, dass offene Stellenanzeigen seltener in Zeitungen geschaltet werden, Bewerber ihre Bewerbungen nicht mehr einfach per Mail verschicken und Personaler für das Personalmanagement nicht mehr mit umständlichen Excel-Listen hantieren. Stattdessen unterstützt eine E-Recruiting-Software Personaler dabei, passende Bewerber zu finden.

Dank der Digitalisierung von Bewerbungsprozessen profitieren Personalabteilungen davon, dass das Recruiting schnell, effizient und transparent gestaltet wird. Folgende Vorteile warten nicht nur auf Recruiter, sondern auch auf Fachvorgesetzte und Bewerber:

• Arbeitserleichterung: zahlreiche administrative Tätigkeiten wie zum Beispiel die manuelle Datenpflege und die Terminerinnerung fallen weg.
• Fehlerreduzierung: Die meisten Fehler entstehen oftmals da, wo die Dateneingabe händisch erfolgt. Demnach sorgt eine All-in-One-Lösung für eine Reduzierung derartiger Fehler.
• Gewinn an Transparenz: Nicht nur die Recruiter selbst, sondern auch Fachvorgesetzte haben mit Hilfe einer E-Recruiting Software direkt einen Überblick über offene Positionen. Bewerber hingegen haben stets Kenntnis über das Fortschreiten der Bearbeitung ihrer eingesandten Bewerbungen.
• Beschleunigung: Bewerber müssen nicht wochenlang auf eine Rückmeldung des jeweiligen Unternehmens warten, denn automatische Terminerinnerungen sorgen dafür, dass der zuständige HR-Manager sich zeitnah um die eingegangene Bewerbung kümmert und dem Bewerber Feedback gibt.
• Vereinfachung: Schlankes und unkompliziertes Online-Bewerbungsformular. Personaler erkennen direkt auf den ersten Blick, ob der jeweilige Bewerber, die gewünschten Qualifikationen mit sich bringt.
• Steigerung der Quantität: Dank der intelligenten Stellenanzeigenveröffentlichung auf Jobportalen und anderen Kanälen kommt es zu einer Erhöhung des Bewerberaufkommens.
• Steigerung der Qualität: Die automatische Bewerbervorauswahl sorgt dafür, dass direkt bessere Kandidaten in das jeweilige Unternehmen finden.

Wie üblich, gibt es natürlich auch hier den ein oder anderen Nachteil. So sollte man bedenken, dass das Angebot und die Möglichkeiten von E-Recruiting ganz schön vielseitig sind, sodass man hier schnell den Überblick verlieren kann oder aus dem eigentliche Fokus gerät. Schließlich ist es alles andere als einfach, sich gleichzeitig auf eine Vielzahl von Plattformen, Kanälen, Webseiten und Co. zu konzentrieren. Hier bedarf es eine gute Schulung der Personalabteilung.

Hinzukommt natürlich auch, dass die Anschaffung der entsprechenden Tools und Systeme auch immer eine Investition darstellt. Ob sich diese am Ende lohnt, ist in erster Linie davon abhängig, wie effizient und effektiv Unternehmen bzw. Recruiter mit den besagten Programmen arbeiten.

Zu guter Letzt gibt es nicht nur menschliches Versagen, sondern auch technisches Versagen. Demnach kann es natürlich trotz kostspieliger und modernen E-Recruiting Softwares passieren, dass Bewerbungen nicht korrekt eingelesen und so beispielsweise qualifizierte Bewerber automatisch aussortiert werden.

Der Markt derartiger Tools, Softwares, Systeme und Co. ist einfach riesig, sodass die Bandbreite von einfachen und kostenfreien Tools für die Veröffentlichung von Jobannoncen oder für die Bewerberdatenverwaltung bis hin zu All-in-One-Lösungen reicht. Letzteres umfasst den gesamten Recruiting Prozess, das heißt, von der Erstellung des Stellenangebotes bis zum Onboarding.

Unser Tipp: Wer wirklich alle Vorteile des E-Recruitings ausschöpfen möchte, sollte sich für eine All-in-One-Software entscheiden.

Zu den wichtigsten Kriterien und Funktionen von E-Recruiting-Softwares zählen unteranderem folgende:

• Bewerberdatenverwaltung
• Automatische Erfassung von Bewerberdaten
• Stellenanzeigenveröffentlichung direkt auf der unternehmenseigenen Karriereseite aber auch auf externen Jobbörsen und anderen relevanten Kanälen
• Personenbezogene Zugriffe für Recruiter, Fachabteilungen und bestenfalls auch Bewerber
• Kooperation zwischen Recruitern und den jeweiligen Fachabteilungen
• Kommunikation mit dem Bewerber
• Nutzerfreundliche Bedienung für alle Beteiligten
• Videointerviews-Einbindung
• Talentpools-Erstellung inkl. Suche
• Automatisierte Terminerinnerungen
• Bewerbervorauswahlverfahren und Einbindung von Tests
• Verarbeitung von Daten DSGVO-konform
• Bereitstellung wichtiger Kennzahlen
• Ein guter Kundenservice und Preis-Leistungs-Verhältnis

Wir sind der Meinung, dass kein Weg mehr am Digitalisieren von Bewerbungsprozessen bzw. E-Recruiting vorbeiführt. Schließlich ist und bleibt das Personalmanagement vor allem heute beinahe durchgehend digital. Hierbei spielt das eigene Empfinden keine Rolle, denn Arbeitgeber können sich dieser digitalen Entwicklung nicht mehr entziehen. Natürlich gibt es mit Sicherheit noch die ein oder anderen Personaler, die gerade in kleineren Unternehmen gerne noch auf die klassische Bewerbung in Papierform setzen, doch der Großteil eingehender Bewerbungen findet auf dem Online- bzw. Digitalweg statt. Daran wird sich heute und auch in der Zukunft garantiert nichts mehr ändern.