Die Beschaffung von gutem Personal ist alles andere als einfach. Exakt aus diesem Grund sollte diese Aufgabe auch nicht nur auf einer einzelnen hierfür verantwortlichen Person lasten. Ganz im Gegenteil: Denn je mehr Personen im Einstellungsprozess involviert sind, desto effektiver fallen die Entscheidungen aus. Und nicht zu vergessen ist die deutliche Reduzierung von unbewussten Vorurteilen, die ebenfalls durch ein gezielt aufgebautes Recruiting Team resultiert. Doch was versteht man unter einem Recruiting Team überhaupt? Wer sollte in diesem Team vertreten sein? Und was müssen die verantwortlichen Personen alles können? Wir schaffen Klarheit!
Was ist ein Recruiting Team?
Unter einem Recruiting Team versteht man eine Gruppe bestehend aus Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die sich um die Besetzung einer vakanten Stelle im jeweiligen Unternehmen kümmern. Genauer gesagt sind sie für sämtliche Phasen des Einstellungsprozesses verantwortlich. Angefangen von der Suche nach passenden Talenten über das Screening der Bewerbungen bis hin zu den Interviewgesprächen. Sogar das Treffen von Einstellungsentscheidungen und die zielgerichtete Integration sowie Einarbeitung der neuen Mitarbeiter/innen zählen zum Aufgabengebiet des Recruiting Teams. Näheres zu den Aufgaben eines Recruiting Teams folgt in einem späteren Abschnitt.
Wissenswert: Ein Recruiting Team kann funktionsübergreifend sein. In diesem Fall gehören dem Team, Personen aus den verschiedensten Abteilungen und Dienstgraden an. Gemeinsam verfolgen sie das Ziel eine kollaborative Entscheidung zu treffen. Daher spricht man in Fachkreisen auch vom kollaborativen Bewerbungsverfahren bzw. der kollaborativen Personalbeschaffung.
Aus welchen Personen besteht ein Recruiting Team?
Ein gutes Recruiting Team besteht aus Personen, die dem Einstellungsverfahren einen Mehrwert und Einblick bieten. Wichtig ist, dass jedes Mitglied einer klar definierten Rolle nachkommt und genau weiß, welche Aufgaben es im Einstellungsprozess zu erledigen hat. In der Regel besteht ein Recruiting Team aus folgenden Positionen:
- Hiring Manager bzw. Einstellungsmanager: Hierbei handelt es sich um die Person, die für die Beantragung der Stellenbesetzung verantwortlich ist. Auch leitet der Hiring Manager bzw. der Einstellungsmanager das Recruiting Team an und spricht sich während der gesamten Prozessabwicklung mit der Personalabteilung ab.
- Recruiter bzw. Recruitmentmanager: Der eigentliche Recruiter übernimmt die gesamte Talentakquise. Zudem fungiert er als Vermittler zwischen dem Hiring Manager und den Bewerbern.
- Talent-Sourcer: Der Talent-Sourcer ist dafür verantwortlich, qualifizierte Kandidaten und Kandidatinnen zu finden, die den jeweiligen Stellenanforderungen entsprechen. Hierfür ist er in zahlreichen Karrierenetzwerken, auf Jobbörsen und den sozialen Medien aktiv.
- Interviewer: Als Interviewer agieren meist mehrere Personen im Recruiting Team. Sie stehen im direkten Kontakt mit den ausgewählten Bewerbern sowie Bewerberinnen und übernehmen die gesamte Kommunikation.
- Administrative Assistenz: Die administrative Assistenz kümmert sich, wie die Bezeichnung bereits vermuten lässt, um sämtliche administrative Arbeiten. Dabei behält sie den Überblick über die noch ausstehenden Aufgaben wie zum Beispiel die Veröffentlichung von Stellenausschreibungen, die Planung von Vorstellungsgespräch oder den Versand von relevanten Unterlagen. All diese Arbeiten fallen in das Tätigkeitsfeld der administrativen Assistenz.
Welche Rolle spielt das Recruiting Team für den Unternehmenserfolg und welche Vorteile bringt es mit sich?
Warum ist es so wichtig, dass Unternehmen über ein gutes Recruitment Team verfügen? Ganz einfach: Qualifizierte Mitarbeiter zählen zu den erfolgskritischen Faktoren in wirklich jedem Unternehmen. Und je besser ein Mitarbeiter auf eine Stellenausschreibung passt, desto höher sind auch seine Leistungen. Exakt aus diesem Grund ist die Arbeit des Recruiting Teams für den Unternehmenserfolg absolut essenziell und unverzichtbar.
Darüber hinaus bietet das Team Recruiting aber noch viele weitere Vorteile. So fördert es zum Beispiel die Wertschätzung der Angestellten. Denn schließlich werden diese aktiv in die Auswahl neuer Kollegen und Kolleginnen miteinbezogen. Hieraus resultiert auch eine größere Akzeptanz neuer Mitarbeiter/innen, da das gesamte Recruiting Team an der Einstellungsentscheidung beteiligt ist. Außerdem haben Arbeitgeber mehr Zeit für andere wichtige Unternehmenstätigkeiten, da sich das Recruiting Team um den gesamten Bewerbungsprozess kümmert. Nicht zu vergessen ist, dass sich neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen deutlich willkommener fühlen, wenn sie von ihrem Arbeitgeber eine gute Einarbeitung erhalten. In Folge dessen erhöht sich oft auch die Verweildauer im Unternehmen selbst.
Diese Aufgaben übernimmt ein Recruiting Team
Ein Recruiter Team kümmert sich um die Planung, Überwachung und Steuerung des gesamten Recruitingprozesses. Doch welche Aufgaben zählen hierzu? Näheres dazu im Folgendem:
- Entwicklung von Jobprofilen
Bevor es auf die Suche nach geeigneten Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen geht, muss das Recruiting Team entsprechende Jobprofile entwickeln. Darin müssen die hierfür Verantwortlichen genau festlegen, welche Anforderungen Bewerber/innen erfüllen müssen, um für das Unternehmen von Interesse zu sein. Meist umfassen derartige Jobprofile neben formalen Qualifikationen und speziellen Kenntnissen auch persönliche Eigenschaften. Aber auch sonstige Kompetenzen geeigneter Talente sind Bestandteil eines Jobprofils. - Stellenanzeigenformulierung und -ausschreibung
Anschließend kümmert sich das Recruiting Team um die Formulierung der Stellenanzeige. Hier ist es unglaublich wichtig, die gewünschte Zielgruppe anzusprechen. Bevor die Stellenanzeige allerdings live geht, muss das Recruiter Team zuerst geeignete Kanäle identifizieren, um die passenden Talente auf die Stellenausschreibung aufmerksam zu machen. - Mitarbeitereinstellung
Nachdem das Recruiting Team geeignetes Personal gefunden hat, kümmert es sich um die eigentliche Einstellung. Dieser Prozess beinhaltet neben dem Aufsetzen des Arbeitsvertrages auch das Onboarding. Letzteres dient dazu, den neuen Mitarbeiter bzw. die neue Mitarbeiterin in das Unternehmen zu integrieren. Zudem beinhaltet das Onboarding auch die Erstellung eines Einarbeitungsplans für die jeweilige Tätigkeit und die Herstellung einer guten Verbindung zu den Kollegen sowie Kolleginnen aus der Abteilung. - Führen von Bewerbungsgesprächen
Haben sich einige potenzielle Mitarbeiter/innen gefunden, folgen nun Bewerbungsgespräche. Diese dienen vor allem dazu, dass sich die Bewerber oder Bewerberinnen und das Unternehmen besser kennenlernen. Hier muss das Recruiting Team gezielt herausfinden, ob der Kandidat bzw. die Kandidatin zum jeweiligen Jobprofil passt. Ist dem nicht so, muss das Recruiter Team dennoch für eine positive Bewerbererfahrung (Candidate Experience) sorgen. - Auswahlentscheidung in enger Abstimmung mit der zuständigen Fachabteilung
Im Anschluss an das Vorstellungsgespräch folgt die Auswahlentscheidung. Bei der Entscheidung über Zu- und Absagen muss das Recruiter Team eng mit den jeweiligen Fachabteilungen zusammenarbeiten. Außerdem ist hier auf eine faire, neutrale aber fundierte Herangehensweise zu achten. Dabei wurden die entscheidungsrelevanten Kriterien bereits im Vorfeld genau festgelegt.
Das zeichnet ein gutes Recruiter Team aus!
Damit ein Einstellungsprozess effektiv und erfolgsorientiert abläuft, muss das Recruiter Team unbedingt über gewisse Grundvoraussetzungen verfügen. Doch welche Kompetenzen zeichnet ein gutes Recruiter Team aus? Ganz klar:
- Analytische Denkvermögen für die Datenaufwertung
- Grundlegendes Marketingverständnis
- Fachübergreifende Fähigkeit im Team zu arbeiten
- Kenntnisse über Social-Media-Plattformen und Karriere-Netzwerke
- Fundiertes Wissen über alle aktuell gültigen Bewerbungs- und Lebenslaufanforderungen
Darüber hinaus gibt es noch einige weitere Kompetenzen, die ein gutes Recruiter Team ausmachen. Hierzu zählen unteranderem jede Menge Soft Skills wie folgende:
Engagement
Ein gutes Recruiter Team ist nicht nur bereit, zusätzliche Anstrengungen zu unternehmen, um die besten Kandidaten und Kandidatinnen für eine Position zu finden, sondern scheut sich auch nicht vor der stetigen Weiterbildung und dem Erlernen neuer Dinge. Gerade in der heutigen, schnelllebigen und modernen Arbeitswelt gibt es stetig neue Technologien, Methoden und Trends im Bereich des Recruitings, die es zu verstehen und korrekt anzuwenden gilt. Ein gutes Rekrutierungsteam sollten demnach bereit sein, Zeit und Ressourcen zu investieren, um auf dem Laufenden zu bleiben und sich über etwaige neue Entwicklungen zu informieren. Das wiederum kann bedeuten, dass das Team an Schulungen, Workshops und Konferenzen teilnimmt oder aber einfach Fachliteratur studiert. Durch dieses Engagement bleibt das Recruiter Team wettbewerbsfähig und zieht garantiert die besten Talente an Bord.
Kommunikationsfähigkeit
Ebenso verfügt ein gutes Rekrutierungsteam über eine ausgezeichnete Kommunikationsfähigkeit. Das wiederum bedeutet, dass es in der Lage dazu ist, sowohl mit den Bewerbern als auch mit den internen Entscheidungsträgern auf eine klare, offene und präzise Weise zu kommunizieren. Dabei sollte das Team den Talenten alle notwendigen Informationen über die Position und das Unternehmen vermitteln aber auch sämtliche Fragen beantworten können. Auch die erwähnte Kommunikation mit den Entscheidungsträgern ist von relevanter Bedeutung. Denn so können vor der eigentlichen Entscheidung wichtige Faktoren berücksichtigt werden.
Schnelle Reaktionsfähigkeit
Ein gutes Recruiting Team reagiert schnell auf qualifizierte Kandidaten und Kandidatinnen. Auch ist es bemüht, den Bewerbungsprozess so reibungslos wie nur möglich zu gestalten. Dadurch fühlen sich die Talente wertgeschätzt und respektiert. Das wiederum wirkt sich positiv auf das Ansehen des Unternehmens aus.
Absolute Transparenz und Offenheit
Auch die beiden Punkte „Transparenz“ und „Offenheit“ spielen in der Personalbeschaffung eine wichtige Rolle. So sollte das Rekrutierungsteam gegenüber den Talenten stets transparent sein und offen kommunizieren, an welcher Stelle sie sich im Bewerbungsprozess aktuell befinden. Auch sollte ehrlich kommuniziert werden, was die Kandidaten und Kandidatinnen als nächstes zu erwarten haben. Und wird ein Bewerber bzw. eine Bewerberin nicht ausgewählt, sollte das Recruiting Team in der Lage dazu sein, ein transparentes Feedback zu geben. Denn nur so hat dieser bzw. diese die Chance, sich zukünftig zu verbessern.
Vertrauenskultur
Die Vertrauenskultur wird häufig auch als Feedbackkultur bezeichnet. Denn ein ehrliches, konstruktives Feedback schafft Vertrauen zwischen dem Talent und dem Unternehmen. Zudem hilft es den Kandidaten und Kandidatinnen dabei, ihre Fähigkeiten und ihr Wissen zu verbessern. Doch ein gutes Recruiting Team gibt nicht nur Feedback, sondern hört sich auch das Feedback der Bewerber/innen an und akzeptiert dieses. Hierfür sollten die Talente die Möglichkeit haben, ihr Feedback zum Bewerbungsprozess zu äußern und ihre Erfahrungen zu teilen. Denn mit diesen Rückmeldungen kann das Recruiting Team gezielt daran arbeiten, den Bewerbungsprozess zu verbessern. So haben zukünftige Kandidaten und Kandidatinnen die Chance auf positivere Erfahrungen mit dem jeweiligen Unternehmen
Fachkompetenz im Umgang mit Tools
Mindestens genauso wichtig, wie die vielen eben genannten Kompetenzen ist auch der richtige Umgang mit Tools. Ein qualifiziertes Recruiter Team ist der Lage dazu, die modernsten Rekrutierungstools und -technologien zu verwenden, um den Bewerbungsprozess effektiv zu optimieren. Dadurch lässt sich der gesamte Prozess der Personalbeschaffung nicht nur effizienter, sondern zugleich auch kosteneffektiver gestalten.
Affinität zu Kennzahlen (KPI)
Zu guter Letzt sollte ein gutes Recruiter Team auch über eine gewisse Affinität hinsichtlich Kennzahlen und KPIs (Key Performance Indicators) verfügen. Das bedeutet, dass es keine Probleme damit hat, den Erfolg der Personalbeschaffung zu messen und zu analysieren.
3 Expertentipps für eine gut funktionierende Zusammenarbeit im Recruiting Team!
Mit diesen drei Expertentipps sorgen Sie für eine gelungene Zusammenarbeit in Ihrem Recruiting Team, einen schnelleren Prozess und bessere Ergebnisse:
Tipp 1: Trainings für das gesamte Recruiting Team
Gezielte Schulungen der Mitglieder des Recruiting Teams sind unabdingbar und von entscheidender Bedeutung für den Erfolg. Das gilt vor allem für Mitglieder im Team, die in Prozesse eingebunden werden, ohne zuvor einen internen Einstellungsprozess miterlebt zu haben. Genau diese Recruiting Mitarbeiter brauchen zwingend Schulungen, um zu lernen, worauf es bei Vorstellungsgesprächen und dem Umgang mit Bewerbern sowie Bewerberinnen ankommt.
Tipp 2: Bei persönlichen Interviewgesprächen ruhig etwas wählerischer sein!
Ein weiterer Schritt in Richtung einer verbesserten Zusammenarbeit im Recruiting und der Prozessbeschleunigung liegt ganz klar darin, die Zeit nicht mehr mit ungeeigneten Kandidaten zu vergeuden. Einfach gesagt bedeutet das, dass Sie bei der Vereinbarung von persönlichen Vorstellungsgesprächen von nun an etwas wählerischer sein sollten.
Am besten überprüfen Sie gemeinsam mit Ihrem Recruiting Team die Stellenanzeige noch einmal auf Herz und Nieren. Das könnte Ihnen nämlich durchaus dabei helfen, ungeeignete Kandidaten und Kandidatinnen vorab auszusortieren.
Außerdem sollten Sie unbedingt auch die zeitraubenden Telefon-Interviews reduzieren. Diese nehmen durchschnittlich rund 30 Minuten in Anspruch und sind zumeist völlig unnötig. Denn haben Sie einen erfahrenen Recruiter in Ihrem Team, kann dieser mit großer Wahrscheinlichkeit bereits nach wenigen Sekunden sagen, ob die Person für den Job XY geeignet ist oder eben nicht. Setzen Sie hingegen auf langwierige Telefon-Interviews, könnte es durchaus passieren, dass Ihr Recruiter in einem dieser Telefonate festhängt, obwohl bereits feststeht, dass diese Person sowieso nicht in Frage kommt. Alternativ dazu könnten Sie es mit zeitversetzten Video-Interviews versuchen. In diesen beantworten die Kandidaten und Kandidatinnen Ihre Fragen in kurzen Videobotschaften und vermitteln Ihrem Recruiting Team so einen guten ersten persönlichen Eindruck, ohne dabei kostbare Zeit zu vergeuden.
Tipp 3: Erkenntnisse aus Vorstellungsgesprächen und Notizen teilen!
Das Treffen von Personalentscheidungen nimmt deutlich weniger Zeit in Anspruch, wenn alle am Prozess beteiligten Kollegen und Kolleginnen über dieselben relevanten Informationen zum Bewerber bzw. zur Bewerberin verfügen. Im Optimalfall teilen Sie sämtliche Notizen mit dem gesamten Recruiting Team. Hierfür eignet sich eine spezielle Bewerbermanagement-Software besonders gut. Ebenso empfehlenswert ist es, einen Termin zu vereinbaren, an dem alle Teammitglieder zusammenkommen und über Kandidat bzw. Kandidatin XY diskutieren. Dadurch zieht sich dieser Prozess nicht wie sonst üblich, über Tage oder gar Wochen hinweg.
So können Sie herausfinden, ob Ihr Recruiting Team den gewünschten Erfolg erbringt!
Möchten Sie als Arbeitgeber und Unternehmensbesitzer herausfinden, ob Ihr Recruiting Tema überhaupt den Erfolg erbringt, den Sie sich wünschen? Dann sollten Sie folgende Kennzahlen etwas genauer unter die Lupe nehmen:
- Angestelltenanzahl, die auch nach der Probezeit noch im Unternehmen tätig sind
- Mitarbeiteranzahl nach einem ganzen Jahr
- Dauer des Rekrutierungsprozesses
Fazit
Durch ein kollaboratives Bewerbungsverfahren bzw. die kollaborative Personalbeschaffung eines ganzen Recruiting Teams können Unternehmen genau die neuen Talente ausfindig machen, die perfekt zum Unternehmen passen. Zudem lernen die Bewerber/innen auf diesem Weg verschiedene Perspektiven des Unternehmens kennen und können sich ein besseres Bild von ihrem zukünftigen Arbeitsumfeld machen. Zudem erleben sie den Arbeitgeber von Beginn an als kollegial und kooperativ. Damit die Zusammenarbeit der verschiedenen Abteilungen die Personalbeschaffung nicht erschwert oder gar unnötig verlängert, ist es wichtig das im gesamten Recruiting Team ein reger und effizienter Austausch herrscht. Vor allem zwischen dem Hiring Manager (HR) und dem Recruiter muss ein kontinuierlicher Informationsfluss gegeben sein. Um dies sicherzustellen, empfiehlt es sich auf spezielle Bewerbermanagementsysteme zu setzen. Denn hier werden sämtliche Informationen gesammelt und die beteiligten Teammitglieder können sich unkompliziert untereinander abstimmen.